Prilikom uređenja uredskih prostora, dobro je držati se nekoliko nepisanih pravila koja mogu uvelike olakšati buduću koncepciju ovakvih nerijetko vrlo zahtjevnih interijera. Važno je znati da se korištenjem istih materijala, boja i vrsta namještaja u različitim prostorijama stvara osjećaj jedinstvenog prostora koji 'diše kao jedan'.
Takva atmosfera odisat će zajedništvom, timskim radom, pružajući osjećaj cjeline i ozbiljnosti dobro osmišljenog radnog prostora, poželjnog u gotovo svakom uredu u kojem je zaposlen veći broj osoba. Ako se pak radi o jednoj većoj prostoriji u kojoj su smješteni radni stolovi svih djelatnika, preporuča se njihovo odvajanje pregradama od cca 160 cm (tzv. američki 'cubicles') – ipak, i u ovako zamišljenim uredima preporuča se odvajanje mjesta za nadređene u neku drugu zasebnu prostoriju. Pregrade mogu biti u istim ili različitim bojama, a za stvaranje osjećaja prozračnosti i ukoliko nema dovoljno prirodne svjetlosti, savjetuje se postavljanje zidova od mutnog stakla.
Kako bi se djelatnicima osigurala kakva-takva privatnost, u uredima izbjegavajte postavljanje stolova nasuprot ulaza, a posebno se preporuča i izbjegavanje smještanja računalnih monitora uz sam ulaz u prostoriju, jer će u tom slučaju njihov sadržaj biti prvo što će upasti u oči ne samo djelatnicima već i klijentima.
Uz dovoljno velike i visoke radne stolove ( npr. dužine 78 cm, visine 78 cm i širine 156 cm), iznimno su važne ergonomski kvalitetne radne stolice, u kojima se tijekom prosječnog radnog vijeka može provesti i do 80,000 sati. Uz kvalitetne stolice, važni su i ormarići za pohranu uredskih potrepština - svi papiri i ostali uredski materijal postavite što je moguće bliže radnom mjestu kako bi se izbjegla učestala dizanja i šetanje cijelim prostorom.
Za dobru preglednost, dobro je iznad stolova postaviti obične ravne zidne police na koje se stavljaju stvari koje se učestalo koriste. Ukratko, bez obzira na intenzitet radnih zadataka, uredi bi morali u svakom trenutku biti uredni i lišeni bilo kakvog nepotrebnog pretrpavanja i nereda. Prostor za prolaženje ne bi valjalo zakrčivati namještajem, koševima za smeće i sl.
Posebnu pažnju valja posvetiti rasvjeti – posebno ako nema dovoljno prirodne svjetlosti, što je najbolje riješiti s više manjih rasvjetnih tijela čija svjetlost pada direktno na radni stol. Ako je netko dešnjak, najbolje je da prirodno svjetlo na radni stol pada s lijeve strane, a za ljevake vrijedi obrnuto – predlažemo o tome voditi računa prilikom planiranja razmještaja namještaja.
Neutralne boje, kao i elementi zelene i plave boje imaju smirujući učinak i pojačavaju koncentraciju, stoga savjetujemo izbjegavati preveliku upotrebu žarkih tonova. Za zidove se preporučaju perive boje (nanose se na cijeli ili barem dio zida), ili postavljanje drvenih panela ili obloga od umjetnih materijala na zidove iza radnih stolaca.
Raspored prostorija je iznimno važan – hodnici su idealna mjesta za smještanje čekaonice, ali ne i za radne sastanke. Također, nastojite ne planirati mjesto gdje djelatnici piju kavu u blizini ureda šefa, jer će se u tom slučaju teže opuštati. Konferencijske sale ili sobe za sastanke idealno su, zbog praktičnosti, smještene uz kuhinje. Sanitarni čvor predlažemo smjestiti uz hodnik, najbolje uz čekaonicu. Također sugeriram posebnu pažnju posvetiti izgledu upravo ovog dijela prostora, jer se time općenito stječe dobar ili loš dojam o uredu u cijelosti.
Uredi ne moraju biti luksuzno opremljeni da bi 'zračili' ozbiljnošću – namještaj po mjeri, ne nužno napravljane od skupih materijala može izvrsno izgledati ako ga se upotpuni samo s pokojim 'luksuznijim' komadom u tom dijelu prostora, primjerice nekom poznatom dizajnerskom stolicom ili lijepom restauriranom klasičnom foteljom.
Predlažem barem suptilno sugerirati djelatnost ureda – primjerice, u čekaonici kod zubara postaviti taburee Philippea Starka u obliku zuba ili tepih s motivima škara kod frizera ili krojača...
U svakom je uredu važna dobra i pozitivna atmosfera, stoga je poželjno odvojiti kutak ureda za pano na kojem djelatnici međusobno ostavljaju poruke i obavijesti...